Кому нужен диктофон

Современному менеджеру совсем не просто управлять своим временем. Большое количество различных дел, установок, программ, размышлений, контактов. В этом огромном море информации нужно разбираться, ничего не упустить из вида. Один из самых лёгких инструментов как этим управлять - диктофон. У большинства менеджеров он есть, отдельным диктофоном или в составе карманного компьютера. Но на сто процентов мало кто применяет возможности диктофона. Диктофон позволяет великолепно использовать свободное время - минуты ожидания, простаивание в пробках на автомобиле, во время прогулки, тренировки в спортзале, и т.п. При чём все возникающие мысли и вопросы остаются  на диктофоне, высвобождая перегруженный мозг менеджера для раздумий о главном и стратегическом.

Шеф всё помнит

Отличное применение диктофона - регистрация мыслей и контроль поручений. Как высказывал один бизнесмен, в советское время он был директором завода - "Мне крайне не хватало диктофона на работе. Иду по заводу, по конструкторскому бюро, беседую с рабочими - рождается много мыслей, которые в сразу невозможно записать, а очень хотелось бы". Если рядом нет секретаря, контролировать мысли, задачи и поручения советую сформировать таким образом:

Введите в диктофон папки "Контроль каждодневный" и "Контроль каждую неделю"
В моем диктофоне можно ввести множество папок одновременно, переключаться между ними можно одной кнопкой, размещенной вблизи с кнопкой Play. Одну папку случается удобно определить под мысли, не относящиеся к жесткому времени осуществления.

При регистрации мыслей и заданий сразу избирайте нужную папку.
Немалое достоинство просто диктофона отдельно, если сравнить со встроенным в мобильник или компьютер – это экономичность и удобство управления, например переключиться между папками.
Постоянно контролируйте папки и осуществляйте поставленные задачи.

Такой контроль каждый день советую прослушивать и систематизировать раз в день, еженедельные папки – один раз в неделю, отдельные мысли - в минуты созидательного настроения. Структура папок должна быть удобной для вас. Порой полезно распределить личные, мысли о работе и задачи, время от времени - упорядочить по приоритетам. В каждом случае, вы можете гарантировать, что текущие моменты не потеряются из-за недостатка вашей памяти, а сотрудников быстро войдет в поговорку - директор всегда всё помнит. Один полковник говорил - самая наилучшая память тупее любого тупого карандаша. Если вы не аудиал по психологическому типу личности, т.е. акустический канал восприятия у вас не самый главный, может быть, вам не пригодятся часть функций диктофона. В частности, оказалось неудобно закреплять на диктофоне мысли - продумывая завершения мысли, нужно видеть ее начало, а это может быть только при записи в блокнот или компьютер. Но уменьшить себе процесс ревизии текучки, с помощью диктофона можно не зависимо от типа восприятия.

Музыка и аудиокниги
При определениях планирования, управления временем, очень многие менеджеры чувствуют себя не комфортно. Плохо привязываются эти методики к российскому бездорожью и разгильдяйству, и особенно не вяжутся с широкой русской душой. Любая система личного управления временем обязана быть приятной. Поэтому не оставляйте без внимания потенциал применить диктофон как mp3-плеер. Даже типовой памяти обычно достаточно на два часа музыки, а с дополнительной картой можно записать и десять часов. Музыкальные возможности диктофона можно применять для прослушивания книг в mp3 - формате, каковые легко найти и платно, и бесплатно в сети интернет. Не так давно в совсем обычном ларьке с кассетами я приобрел прекрасный CD диск - "Сказки Пушкина" в с музыкальным сопровождением, с цитатами из соответственных опер, и т.д. Так что цифровой диктофон - хорошая вероятность в приятном виде обновить в памяти обожаемые книги. Ещё лучше литература по менеджменту и личному росту, каковой в mp3 формате очень много.

Связь с компьютером.
Цифровой диктофон примечателен тем, что операционная система Windows при подсоединении к USB-порту, существующему на всех нынешних компьютерах, воспринимает диктофон попросту как диск с файлами, не потребуется никаких специальных программ - конвертеров. Файлы возможно переименовывать, разложить по папкам, прикрепить к задачам в Outlook, и т.д. Весьма удобно – в Outlook вам достаточно сочинить заголовок поручения или мысли, а все детали при надобности послушать в записи.

Диктофон сам присваивает файлам типичные цифровые названия. В собственной работе я практически не расходую время на переименование файлов, выполняя это только лишь для записей увлекательных разовых событий, вызывающих большего внимания. Ваши записи по клиентским программам, семинарам или другим мероприятиям сохраняются в соответствующие папки. Прочие файлы при надобности ищут по дате, или на них делаются ярлыки - ссылки из задач Outlook.
Файлы DSS компактнее, чем mp3, и в настоящем сохраняют хорошее качество передачи речи. На флэш-карту, объемом 64-мегабайт входит 22 часа записи. Этаким образом, даже записанный однодневный тренинг занимается около 20 мбайт памяти, вполне можно пересылать по e - mail разделенной на 4-5 файлов. Незначительные мысли и поручения пересылаются совсем легко.